¿Cómo gestionar acciones?
Al generar una nueva acción en un reporte se podrá ingresar a ella con el número de registro, las acciones se dividen en 4 partes.
Parte 1 – Ingreso de la Acción El usuario que generó la acción podrá editar la parte 1 y ampliar la información si es necesario. Para esto en la parte 2 (Fig. 32), encontrará una opción que dice “Modificar Parte 1”, este procedimiento tiene como fin agregar los campos que no aparecen al generar la acción y se encuentran en blanco.
Los campos que se encuentran en blanco son los siguientes: • Cambio TREES, es la categoría donde se ubica el plan de acción de acuerdo a su naturaleza. • El indicador es la característica que indica si se cumplió o no el objetivo, por ejemplo: Se envió o no se envió el documento. • El tiempo en días, cuantos días tiene el usuario para realizar dicha acción. • Prioridad, es las características que define la prioridad de gestión en días de la acción donde Urgente son 5 días, Alta son 20 días, normal son 45 días y baja son 60 días. • Confidencialidad, si se quiere que la acción sea de carácter confidencial o todo el personal pueda visualizarla.
Cada acción puede venir asociada a un reporte o una auditoria, para esto cuando sea asignada la acción, el usuario podrá ver el campo Origen de la acción / Link, allí encontrara el número del reporte o auditoria asociada, adicionalmente al darle clic podrá dirigirse al formulario padre de la acción y conocer un poco más de información acerca de la misma
Parte 2 – Análisis y Ejecución de la Acción
Durante esta parte (Fig. 32) se realizará la implementación de la acción, para esto se debe diligenciar los
6 campos disponibles
Responsable Verificación Implementación: Es el encargado de revisar la acción y así mismo aprobar o rechazar la implementación, el usuario responsable de la verificación es el usuario que dio de alta la acción en la parte 1. • Fecha Estimada de Finalización: Fecha donde se planea implementar y finalizar la acción. • Horas estimadas: La cantidad de horas que se cree que tomara realizar dicha implementación y finalizar la acción. • Implementación de Acciones: recuadro diseñado para desarrollar la acción que será implementada donde se deberá explicar todo el paso a paso del análisis y la ejecución de la acción, para completar dicha implementación en la parte inferior del formulario se encuentra el recuadro de documentos adjuntos. • Avance: Consta de 3 opciones la opción pendiente cuando no se ha realizado ninguna modificación a la parte 2, en curso cuando la parte 2 se encuentra en tratamiento y concluido cuando la implementación se encuentra completa y se desea avanzar a la parte 3. • Fecha de implementación: Fecha exacta cuando se termina el análisis y la ejecución de la acción.
Parte 3 y 4 – Verificación de la Implementación y la Eficacia
Al ingresar a la parte 3 del formulario (Fig. 33 parte superior), el responsable debe realizar la verificación
de la implementación, donde debe revisar toda la información diligenciada en la parte 2, una vez realizado
el análisis, procederá a aprobar o rechazar la acción. Todos los campos de la parte 3 deberán ser
diligenciados en su totalidad para poder continuar con el formulario.
En la parte 4 (Fig. 33 parte inferior) el usuario responsable será el mismo de la parte 3, este usuario deberá
verificar si la acción es eficaz para el tiempo propuesto, cabe recordar que hay acciones donde la
verificación de la eficacia puede durar un tiempo específico por lo que no toda verificación de la eficacia
deba cerrarse inmediatamente
Una vez finalizado el formulario, garantizando que la acción es eficaz este se cerrara y quedara archivado para su visualización en el sistema QSL
Acciones Correctivas La opción de acciones no solo se encuentra disponible en reportes o auditorias, estas también están a disposición para uso dentro de cada área, los usuarios pueden hacer uso de esta opción para generar acciones y tener un control en el sistema.
